IFMS 3.0 पर यात्रा भत्ता (TA) बिल कैसे बनाएं? पूरी जानकारी

IFMS 3.0 TA Bill Process in Rajasthan: यात्रा भत्ता नियम, बिल सबमिशन प्रक्रिया, DA स्लैब एवं DDO अप्रूवल गाइड

राजस्थान सरकार के अंतर्गत सेवारत राज्य कर्मचारियों एवं अधिकारियों द्वारा राजकीय कार्य, प्रशिक्षण, विभागीय जांच, न्यायालयी साक्ष्य अथवा चुनाव/प्रशासनिक ड्यूटी के सिलसिले में की जाने वाली यात्राओं के व्यय पुनर्भरण हेतु यात्रा भत्ता (Travelling Allowance - TA) आहरित किया जाता है।

राज्य में वित्तीय प्रणाली के आधुनिकीकरण के उपरांत अब पुराने PayManager सिस्टम के स्थान पर IFMS 3.0 (इंटीग्रेटेड फाइनेंशियल मैनेजमेंट सिस्टम) के माध्यम से टीए बिलों की संपूर्ण प्रक्रिया को पूर्णतः डिजिटल, पेपरलेस एवं फेसलेस कर दिया गया है।

प्रायः कार्मिकों एवं आहरण-वितरण अधिकारियों (DDO) के मध्य यह संशय रहता है कि IFMS 3.0 के एम्प्लॉई सेल्फ सर्विस (ESS) पोर्टल पर यात्रा डायरी (Tour Diary) कैसे सबमिट होती है, 7वें वेतन आयोग के पे-लेवल वार दैनिक भत्ता (DA) और होटल विश्राम दरें क्या हैं, यात्रा में लगने वाले वाउचर/टिकट कैसे संलग्न किए जाते हैं, तथा DDO व ट्रेजरी स्तर पर ऑटो-फॉरवर्डिंग और बिल पासिंग की विधिक प्रक्रिया क्या है।

यह मार्गदर्शिका राजस्थान यात्रा भत्ता नियम (Rajasthan TA Rules - RSR Volume-II, Appendix II), GF&AR तथा वित्त विभाग के नवीनतम परिपत्रों के अनुसार IFMS 3.0 पर TA बिल सबमिशन और DDO सत्यापन की संपूर्ण प्रक्रिया का विधिक विश्लेषण प्रस्तुत करती है।

1. विधिक आधार एवं मूल सिद्धांत (Statutory Framework)

• RSR भाग-2, परिशिष्ट-2 (Rajasthan TA Rules): राज्य कर्मचारियों के यात्रा भत्ते, दैनिक भत्ते और स्थानांतरण टीए के नियम इसके अंतर्गत शासित होते हैं।
• क्षतिपूरक प्रकृति (Compensatory Nature): RSR नियम 7(6) के अनुसार यात्रा भत्ता कर्मचारी के लाभ या आय का स्रोत नहीं है; यह केवल सरकारी कर्तव्य निर्वहन के दौरान हुए वास्तविक एवं आवश्यक व्यक्तिगत व्ययों की प्रतिपूर्ति हेतु देय होता है।
• IFMS 3.0 पर अनिवार्य ई-प्रक्रिया: वित्त विभाग के आदेशानुसार अब किसी भी कार्यालय में भौतिक (Physical Paper) TA बिल स्वीकार्य नहीं हैं। यात्रा आदेश (Tour Sanction) से लेकर ट्रेजरी पासिंग तक की संपूर्ण प्रक्रिया IFMS 3.0 मॉड्यूल से ही संपादित होती है।
• समय-सीमा (Limitation Period): यात्रा समाप्ति की तिथि से 6 माह के भीतर TA बिल सबमिट करना विधिक रूप से अनिवार्य है। 6 माह से अधिक पुराने दावों पर सक्षम प्राधिकारी से 'टाइम-बार्ड' (Time-Barred) स्वीकृति प्राप्त करनी होती है।

2. 7वें वेतन आयोग अनुसार यात्रा एवं दैनिक भत्ता (DA) दरें

7वें वेतन आयोग (RCS Revised Pay Rules 2017) के अंतर्गत कर्मचारी के पे-मैट्रिक्स लेवल (Pay Matrix Level) के आधार पर यात्रा श्रेणी, दैनिक भत्ता (Daily Allowance) तथा होटल विश्राम की प्रतिपूर्ति दरें निम्नानुसार निर्धारित हैं:

• सड़क मार्ग से यात्रा (Mileage Allowance by Road):
  • स्वयं की कार से अधिकृत यात्रा पर: ₹ 10/- प्रति किमी (सक्षम स्तर से कार उपयोग की अनुमति होने पर)।
  • स्वयं के दुपहिया वाहन (Scooter/Motorcycle) से: ₹ 4/- प्रति किमी।
  • ऑटो रिक्शा / टैक्सी (स्थानीय आवागमन हेतु): वास्तविक अथवा विभागीय सीमा के अधीन।

3. दैनिक भत्ते (Daily Allowance - DA) की गणना के नियम

मुख्यालय (Headquarters) से अनुपस्थिति के कुल घंटों के आधार पर दैनिक भत्ते की गणना का विधिक नियम:

• 6 घंटे से कम की अनुपस्थिति: शून्य (No Daily Allowance देय)।
• 6 घंटे से 12 घंटे तक की अनुपस्थिति: दैनिक भत्ते की दर का 70% भाग (Seventy Percent) देय।
• 12 घंटे से अधिक की अनुपस्थिति: 100% पूर्ण दैनिक भत्ता (Full DA) देय।
• प्रस्थान और वापसी का दिन: यात्रा के प्रथम दिवस प्रस्थान के समय से और अंतिम दिवस मुख्यालय वापसी के समय तक के घंटों को जोड़कर गणना की जाती है।

4. IFMS 3.0 पोर्टल पर TA बिल तैयार करने की चरणबद्ध प्रक्रिया (Step-by-Step ESS Workflow)

कर्मचारी द्वारा अपनी SSO ID के माध्यम से स्वयं का टीए बिल सबमिट करने की प्रशासनिक प्रक्रिया:

[चरण 1: SSO पोर्टल (sso.rajasthan.gov.in) पर लॉगिन → 'IFMS 3.0' का चयन]
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[चरण 2: 'Employee Self Service (ESS)' मॉड्यूल में प्रवेश]
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[चरण 3: 'TA Bill' टैब का चयन → 'Apply Tour / TA Claim' पर क्लिक]
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[चरण 4: यात्रा स्वीकृति (Tour Approval Order) संख्या, दिनांक एवं यात्रा का उद्देश्य दर्ज करना]
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[चरण 5: यात्रा डायरी (Journey Details) भरना: प्रस्थान स्थल, गंतव्य, समय, साधन, टिकट संख्या एवं किराया]
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[चरण 6: विश्राम व्यय (Halt/Hotel Charges) एवं दैनिक भत्ते का स्वतः ऑटो-कैलकुलेशन]
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[चरण 7: मूल टिकट, बोर्डिंग पास, होटल बिल एवं उपस्थिति प्रमाण पत्र (PDF) अपलोड करना]
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[चरण 8: आधार ओटीपी (Aadhaar OTP) द्वारा ई-साइन (e-Sign) कर बिल DDO को सबमिट करना]

5. DDO एवं ट्रेजरी स्तर पर सत्यापन प्रक्रिया (DDO & Treasury Automation)

1. DDO इनबॉक्स में प्राप्ति: कर्मचारी द्वारा ई-साइन कर सबमिट किया गया बिल DDO के IFMS 3.0 वर्कफ़्लो (Task Inbox) में स्वतः प्रदर्शित होता है।
2. बिल की तकनीकी एवं वित्तीय जांच:
   1. DDO शाखा द्वारा कर्मचारी के पे-लेवल, अधिकृत यात्रा श्रेणी, और अपलोड किए गए वाउचरों का सत्यापन किया जाता है।
   2. यदि यात्रा किसी परीक्षा, चुनाव अथवा विशिष्ट ड्यूटी की थी, तो उस संस्था द्वारा जारी कार्यमुक्ति/उपस्थिति प्रमाण पत्र (Relieving/Attendance Certificate) की जांच की जाती है।
3. स्वीकृति आदेश एवं बिल जनरेशन:
   1. DDO द्वारा स्वीकृति (Sanction) अनुमोदित होते ही सिस्टम द्वारा ऑटोमैटिक रूप से आंतरिक बजट शीर्ष (Budget Head 2052/2202/अन्य - यात्रा व्यय मद 03) से बिल जनरेट हो जाता है।
4. ट्रेजरी को फॉरवर्डिंग: DDO द्वारा अपने डिजिटल सिग्नेचर (DSC) अथवा आधार ओटीपी के माध्यम से बिल पर ई-साइन करते ही बिल ऑनलाइन ट्रेजरी को ऑटो-फॉरवर्ड (Auto-Forward) हो जाता है।
5. ट्रेजरी पासिंग एवं भुगतान: ट्रेजरी अधिकारी के डिजिटल अनुमोदन के उपरांत ई-कुबेर (e-Kuber / RBI Core Banking) के माध्यम से स्वीकृत राशि सीधे कर्मचारी के सैलरी बैंक खाते में क्रेडिट हो जाती है।

6. आवश्यक दस्तावेज एवं संलग्नक (Mandatory Attachments)

IFMS 3.0 पर TA क्लेम सबमिट करते समय निम्नलिखित दस्तावेजों की स्पष्ट स्कैन कॉपी संलग्न करना अनिवार्य है:

• सक्षम प्राधिकारी द्वारा जारी आधिकारिक यात्रा स्वीकृति आदेश (Tour Approval Order)।
• मूल रेल टिकट, बस टिकट, अथवा हवाई यात्रा की स्थिति में एयर टिकट व बोर्डिंग पास (Boarding Pass)।
• होटल में ठहरने की स्थिति में जीएसटी नंबर (GSTIN) युक्त मूल होटल रसीद (Hotel Invoice)।
• जिस कार्यालय/संस्थान में यात्रा की गई, वहाँ के नियंत्रण अधिकारी द्वारा जारी उपस्थिति प्रमाण पत्र (Duty/Attendance Certificate)।
• टोल टैक्स (Fastag Statement) यदि अधिकृत राजकीय वाहन अथवा अनुमत निजी वाहन का उपयोग किया गया हो।

7. DDO एवं आहरण संवितरण अधिकारी हेतु ऑडिट चेकलिस्ट (DDO Inspection Checklist)

IFMS 3.0 पर TA बिल स्वीकृत व ट्रेजरी प्रेषित करने से पूर्व DDO को निम्नलिखित जांच अवश्य करनी चाहिए:

• क्या यात्रा सक्षम प्राधिकारी के पूर्व अनुमोदन अथवा विभागीय आदेश के अनुसार ही की गई है?
• क्या यात्रा की श्रेणी (Air/Train/Bus) कर्मचारी के 7वें वेतन आयोग के पे-लेवल की अधिकृत पात्रता के अनुसार है?
• क्या हवाई यात्रा की स्थिति में सक्षम वित्त विभाग अथवा प्रशासनिक विभाग की विशेष अनुमति संलग्न है (यदि कर्मचारी L-17 से नीचे का हो)?
• क्या यात्रा के घंटों के आधार पर 70% अथवा 100% दैनिक भत्ते (DA) की गणना सिस्टम द्वारा सही की गई है?
• होटल बिल पर होटल का वैध जीएसटी नंबर और कर्मचारी का नाम सही दर्ज है?
• क्या यात्रा समाप्ति के 6 माह की समयावधि का पालन किया गया है (यदि विलंब है, तो टाइम-बार्ड स्वीकृति संलग्न है)?
• क्या संबंधित कार्यालय बजट हेड (ऑब्जेक्ट हेड 03 - यात्रा व्यय) में पर्याप्त वित्तीय आवंटन (Budget Allocation) उपलब्ध है?

अस्वीकरण (Disclaimer): यह मार्गदर्शिका राजस्थान यात्रा भत्ता नियम (RSR Volume-II, Appendix II), GF&AR तथा वित्त विभाग, राजस्थान सरकार द्वारा जारी परिपत्रों का एक विश्लेषणात्मक व तकनीकी प्रारूप है। किसी भी आधिकारिक वित्तीय आहरण अथवा विधिक दावे के संदर्भ में वित्त विभाग एवं IFMS 3.0 पोर्टल (ifms.rajasthan.gov.in) के आधिकारिक दिशा-निर्देशों को ही वैधानिक आधार माना जाए।