Rajasthan Govt Service Book Rules 2026: रखरखाव और सत्यापन के नियम

Mar 11, 2026
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Service Book Management Rules in Rajasthan: सेवा पुस्तिका संधारण, वार्षिक सत्यापन एवं RSR नियम

राजस्थान सरकार के अंतर्गत कार्यरत प्रत्येक कार्मिक के सेवाकाल का सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज उसकी सेवा पुस्तिका (Service Book) होती है। प्रथम नियुक्ति से लेकर सेवानिवृत्ति (Superannuation) तक के सभी वित्तीय, प्रशासनिक और व्यक्तिगत घटनाक्रम—जैसे वेतन निर्धारण (Pay Fixation), पदोन्नति (Promotion), अवकाश (Leave Account), निलंबन (Suspension) और नामांकन (Nominations)—का विधिक रिकॉर्ड इसी में संधारित किया जाता है।

इस गाइड में राजस्थान सेवा नियम (RSR), 1951 (Part-I, Chapter XVIII), GF&AR और IFMS 3.0 (e-Service Book) के नवीनतम प्रावधानों के अनुसार सर्विस बुक संधारण के सभी तकनीकी नियमों को विस्तार से समझाया गया है।

1. विधिक नियम एवं कानूनी आधार (Statutory Framework)

  • RSR नियम 160(1) — अनिवार्य संधारण: प्रत्येक अराजपत्रित (Non-Gazetted) राजकीय कर्मचारी की कार्यग्रहण तिथि (Joining Date) से ही कार्यालय अध्यक्ष (Head of Office / DDO) द्वारा सेवा पुस्तिका तैयार करना अनिवार्य है। राजपत्रित अधिकारियों (Gazetted Officers) का सेवा विवरण महालेखाकार (A.G. Office, Rajasthan) द्वारा अथवा वित्त विभाग के निर्देशानुसार संधारित किया जाता है।
  • RSR नियम 160(3) — सरकारी संपत्ति एवं अभिरक्षा (Custody): सर्विस बुक राज्य सरकार की संपत्ति है और यह सदैव कार्यालय अध्यक्ष / DDO की सुरक्षित अभिरक्षा में रहेगी। सेवा से त्यागपत्र (Resignation), बर्खास्तगी (Dismissal) अथवा सेवानिवृत्ति (Retirement) के बाद भी मूल सेवा पुस्तिका कार्मिक को नहीं सौंपी जा सकती।
  • RSR नियम 160(4) — डुप्लीकेट कॉपी का अधिकार: कार्मिक निर्धारित शुल्क जमा करवाकर अपने निजी रिकॉर्ड के लिए एक प्रमाणित डुप्लीकेट सेवा पुस्तिका (Certified Duplicate Copy) प्राप्त कर सकता है, जिसे प्रतिवर्ष मुख्य प्रति के साथ अद्यतन (Update) करवाना होता है।

2. विभिन्न चरणों में सर्विस बुक संधारण की मानक प्रक्रिया

सेवा का चरण / घटनाक्रम RSR नियम एवं प्रपत्र (Form) कार्यालय अध्यक्ष (DDO) द्वारा की जाने वाली आवश्यक कार्यवाही
प्रथम पृष्ठ प्रविष्टि (First Page) RSR Rule 161 / Form GA-32 कर्मचारी का नाम (नियुक्ति आदेशानुसार), पिता/पति का नाम, जाति, स्थायी पता, शैक्षणिक योग्यता और स्पष्ट पहचान चिन्ह (Identification Marks) दर्ज करना। नवीनतम पासपोर्ट साइज फोटो राजपत्रित अधिकारी द्वारा सत्यापित कर चस्पा करना।
जन्म तिथि अंकन (DOB Entry) RSR Rule 8 एवं GF&AR जन्म तिथि अंकों एवं शब्दों में सेकेंडरी स्कूल प्रमाण पत्र के आधार पर दर्ज करना। प्रविष्टि पर छेड़छाड़ रोकने हेतु पारदर्शी सेलो-टेप (Transparent Tape) चिपकाना अनिवार्य है।
वार्षिक सेवा सत्यापन (Annual Verification) RSR Rule 164 / Form GA-141 प्रत्येक वित्तीय वर्ष (1 अप्रैल से 31 मार्च) की समाप्ति पर पे-बिल रजिस्टर (PBR / PayManager) से मिलान कर निरंतर सेवा का प्रमाण पत्र दर्ज करना।
वेतन निर्धारण एवं वार्षिक वेतन वृद्धि RCS (Revised Pay) Rules, 2017 प्रतिवर्ष 1 जुलाई को देय वार्षिक वेतन वृद्धि (Annual Increment), पदोन्नति या ACP स्वीकृति के विभागीय आदेश क्रमांक, दिनांक और नवीन Pay Level/Cell की स्पष्ट प्रविष्टि।
उपार्जित अवकाश समर्पण (PL Surrender) RSR Rule 91A वित्तीय वर्ष में 15 दिवस के अवकाश समर्पण (Leave Encashment) की प्रविष्टि लाल स्याही (Red Ink) में अंकित करना अनिवार्य है।
स्थानांतरण (Transfer) RSR Rule 163 / Form GA-141 कार्यमुक्त होने के दिन (Relieving Afternoon) तक का सेवा सत्यापन पूर्ण कर LPC (Last Pay Certificate) के साथ नए कार्यालय को सीधे डाक/विशेष वाहक द्वारा प्रेषित करना।

3. वार्षिक सेवा सत्यापन प्रक्रिया एवं Form GA-141 (Service Verification)

राजस्थान सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 1996 के तहत सेवानिवृत्ति के समय पेंशन प्रकरण में किसी भी प्रकार की आपत्ति (Pension Objection) से बचने के लिए वार्षिक सेवा सत्यापन अत्यंत आवश्यक है:

  1. कैश एवं वेतन रिकॉर्ड से मिलान: कार्यालय सहायक द्वारा कार्मिक के पूरे 12 माह के वेतन आहरण का मिलान Pay Bill Register (PBR) अथवा PayManager / IFMS बिल वाउचर से किया जाता है।
  2. सत्यापन प्रमाण पत्र का मानक प्रारूप: DDO द्वारा सर्विस बुक में निम्नलिखित मोहर/प्रविष्टि दर्ज कर हस्ताक्षर किए जाते हैं:

  3. "प्रमाणित किया जाता है कि कर्मचारी की सेवा अवधि दिनांक [दिन/माह/वर्ष] से [दिन/माह/वर्ष] तक का सत्यापन संबंधित पे-बिल रजिस्टर (PBR) / वेतन बिलों से कर लिया गया है तथा सेवा सही पाई गई।"

  4. अन्य कार्यालय से सत्यापन (Form GA-141): यदि वित्तीय वर्ष के दौरान कर्मचारी का स्थानांतरण हुआ है या वह प्रतिनियुक्ति (Deputation) पर रहा है, तो उस विशिष्ट अवधि का सेवा सत्यापन पूर्व कार्यालय के DDO द्वारा Form GA-141 पर जारी किया जाएगा।
  5. कर्मचारी द्वारा वार्षिक निरीक्षण (RSR Rule 162): नियमानुसार प्रतिवर्ष कर्मचारी को उसकी सर्विस बुक दिखाई जानी चाहिए। कर्मचारी अवकाश खाते (Leave Account) और सेवा प्रविष्टियों की जांच कर Form GA-32 के कॉलम संख्या 8 में अपने हस्ताक्षर करेगा।

4. प्रशासनिक एवं अनुशासनात्मक मामलों की प्रविष्टियाँ

  • निलंबन एवं बहाली (Suspension & Reinstatement):

    • CCA Rules, 1958 के नियम 13 के तहत निलंबन की स्थिति में आदेश क्रमांक और प्रभावी तिथि दर्ज की जाती है।

    • निलंबन काल के दौरान स्वीकृत जीवन निर्वाह भत्ता (Subsistence Allowance) का अंकन होता है।

    • बहाली पर अंतिम निर्णय की प्रविष्टि होती है कि निलंबन काल को RSR नियम 54 के तहत कर्तव्य (Duty) माना गया है अथवा अवकाश में समायोजित किया गया है।

  • शास्ति / दण्ड प्रविष्टि (Disciplinary Penalties):

    • लघु शास्ति जैसे परिनिन्दा (Censure) अथवा बिना संचयी प्रभाव के वेतन वृद्धि रोकना (Withholding Increment) का स्पष्ट आदेश क्रमांक दर्ज किया जाता है।

    • इसका ACP अथवा पदोन्नति पर पड़ने वाला स्थगन प्रभाव (Deferment) लाल स्याही से अंकित किया जाता है।

  • असाधारण अवकाश एवं डाइज-नॉन (Dies-Non):

    • अनाधिकृत अनुपस्थिति या हड़ताल की अवधि जिसे शासन द्वारा Dies-Non घोषित किया गया हो, उसकी आरंभ और समाप्ति तिथि दर्ज की जाती है। यह अवधि पेंशन योग्य सेवा (Qualifying Service) में नहीं गिनी जाती।

  • अनिवार्य नामांकन प्रपत्र (Nominations in Part-II):

    • मृत्यु एवं सेवानिवृत्ति उपदान (DCRG) नामांकन (Form GA-126).

    • राज्य बीमा (State Insurance - SI) एवं सामान्य प्रावधायी निधि (GPF) नामांकन।

    • 01.06.2002 को या उसके पश्चात संतानों की संख्या संबंधी शपथ पत्र।

5. IFMS 3.0 एवं डिजिटल e-Service Book का एकीकरण

राजस्थान वित्त विभाग के नवीनतम निर्देशों के अनुसार भौतिक (Physical) सर्विस बुक के साथ-साथ अब IFMS 3.0 / RajKaj पोर्टल पर इलेक्ट्रॉनिक सर्विस बुक (e-SB) का संधारण किया जा रहा है:

  • डेटा मैपिंग (Data Synchronization): कर्मचारी का व्यक्तिगत विवरण, पद, प्रथम कार्यग्रहण, स्थायीकरण (Confirmation) और वर्तमान Pay Level का भौतिक सर्विस बुक और IFMS 3.0 पोर्टल दोनों पर शत-प्रतिशत मिलान होना चाहिए।
  • डिजिटल प्रमाणीकरण (Aadhaar e-Sign): अवकाश स्वीकृति, सेवा सत्यापन और वेतन निर्धारण के आदेश अब आहरण एवं संवितरण अधिकारी (DDO) द्वारा डिजिटल हस्ताक्षर (DSC) या आधार OTP आधारित e-Sign से प्रमाणित किए जाते हैं।
  • ऑनलाइन पेंशन प्रक्रिया (e-Pension): सेवानिवृत्ति के समय सेवा सत्यापन का मिलान पोर्टल स्वतः करता है, जिससे पेंशन कुलक (Pension Papers) बिना किसी विलंब के सीधे निदेशक, पेंशन एवं पेंशनर्स कल्याण विभाग को ऑनलाइन प्रेषित हो जाते हैं।

6. DDO एवं आहरण वितरण अधिकारी हेतु चेकलिस्ट (Checklist)

पेंशन प्रकरण, स्थायीकरण अथवा ACP स्वीकृति हेतु सर्विस बुक अग्रेषित करने से पूर्व इन बिंदुओं की जांच अवश्य करें:

  • प्रथम पृष्ठ की सभी प्रविष्टियाँ पूर्ण हों, फोटो प्रमाणित हो तथा पहचान चिन्ह दर्ज हों।
  • जन्म तिथि अंकों एवं शब्दों में दर्ज हो, उस पर पारदर्शी टेप लगी हो और कांट-छांट न हो।
  • कार्यभार ग्रहण से लेकर वर्तमान तिथि तक किसी भी अवधि का सेवा सत्यापन छूटा हुआ न हो।
  • उपार्जित अवकाश (EL) एवं अर्धवेतन अवकाश (HPL) खाते का गणितीय शेष (Balance) अद्यतन हो।
  • प्रत्येक वार्षिक वेतन वृद्धि (1 जुलाई) के समक्ष कार्यालय आदेश क्रमांक अंकित हो।
  • 01.06.2002 के बाद संतानों संबंधी घोषणा पत्र और संतान सीमा नियमों की जांच कर ली गई हो।
  • पुलिस सत्यापन (Police Verification) एवं स्वास्थ्य प्रमाण पत्र (Medical Certificate) की प्रति नत्थी हो।

अस्वीकरण (Disclaimer): यह लेख राजस्थान सेवा नियम (RSR) एवं GF&AR के नियमों का एक शैक्षणिक और सूचनात्मक विश्लेषण है। किसी भी न्यायिक अथवा प्रशासनिक निर्णय के लिए राजस्थान सरकार के वित्त विभाग के मूल सेवा नियमों एवं आधिकारिक परिपत्रों (finance.rajasthan.gov.in) का ही अवलोकन करें।

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