DDO Powers and Responsibilities 2026: आहरण एवं वितरण अधिकारी नियम

Mar 11, 2026

DDO Powers and Responsibilities in Rajasthan: आहरण एवं संवितरण अधिकारी की शक्तियाँ, वित्तीय दायित्व एवं GF&AR नियम

राजस्थान सरकार के वित्तीय प्रशासन में आहरण एवं संवितरण अधिकारी (Drawing and Disbursing Officer - DDO) कार्यालय का मुख्य वित्तीय स्तंभ होता है। राज्य संचित निधि (Consolidated Fund of the State) से किसी भी प्रकार के बजट का आहरण, कार्मिकों के वेतन-भत्ते, आकस्मिक व्यय (Contingent Expenditure) तथा राजस्व प्राप्तियों का लेखा-जोखा रखने की प्राथमिक वैधानिक जिम्मेदारी DDO की होती है।

यह मार्गदर्शिका सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम (GF&AR - General Financial & Account Rules), राजस्थान ट्रेजरी रूल्स (Rajasthan Treasury Rules - RTR) तथा IFMS 3.0 के प्रावधानों के अंतर्गत DDO के अधिकार, कर्तव्यों और वित्तीय नियंत्रण की संपूर्ण प्रक्रिया को स्पष्ट करती है।

1. DDO का पदनाम एवं विधिक अधिकार (Statutory Framework)

GF&AR नियम 3 — DDO की परिभाषा: आहरण एवं संवितरण अधिकारी वह विभागाध्यक्ष (Head of Department) अथवा कार्यालयाध्यक्ष (Head of Office) होता है जिसे सरकार या सक्षम प्राधिकारी द्वारा ट्रेजरी (कोषागार) या बैंक से बिल प्रस्तुत कर राशि आहरित करने हेतु अधिकृत किया गया हो।
GF&AR नियम 33 — व्यक्तिगत वित्तीय उत्तरदायित्व: DDO कार्यालय के प्रत्येक वित्तीय लेनदेन, बिलों की शुद्धता, वाउचरों के संधारण तथा सरकारी धन के किसी भी प्रकार के गबन, हानि या अनियमितता के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी (Personally Responsible) होता है।
DDO कोड आवंटन: प्रत्येक DDO को संबंधित जिला कोषागार (District Treasury) अथवा उप-कोषागार द्वारा एक विशिष्ट DDO Code आवंटित किया जाता है, जिसके माध्यम से IFMS पोर्टल और PayManager पर ई-हस्ताक्षर (DSC / e-Sign) से बिल पास होते हैं।

2. DDO के प्रमुख कर्तव्य एवं वित्तीय दायित्व (Core Responsibilities)

कार्यक्षेत्र (Area)	GF&AR नियम / संदर्भ	DDO द्वारा की जाने वाली विधिक कार्यवाही
रोकड़ बही संधारण (Cash Book)	GF&AR Rule 48 to 54 / Form GA-48	प्रत्येक लेनदेन की दैनिक प्रविष्टि, रसीद बुक (GA-55) से मिलान तथा माह के अंत में भौतिक रोकड़ शेष (Physical Cash Verification) का अनिवार्य प्रमाणीकरण।
वेतन बिल आहरण (Salary Bills)	GF&AR Rule 77 to 90 / Form GA-106	स्वीकृत पद (Sanctioned Post) के विरुद्ध ही वेतन का आहरण, Pay Fixation की वैधता, विभिन्न कटौतियों (GPF, SI, RGHS, Income Tax) की शुद्धता जांचना।
आकस्मिक व्यय (Contingency)	GF&AR Part-I, Chapter 8	उपापन (Procurement) नियमों, RTPP Act, 2012 तथा वित्तीय सीमा (Financial Delegation of Powers) के अनुसार सक्षम प्रशासनिक व वित्तीय स्वीकृति के बाद ही व्यय।
बजट नियंत्रण (Budget Control)	GF&AR Rule 10 & 11 / Form GA-19	आवंटित बजट शीर्ष (Budget Head / Object Head) के भीतर ही व्यय करना। बिना बजट आवंटन के कोई भी दायित्व (Liability) सृजित न करना।
स्टॉक एवं संपत्ति रजिस्टर	GF&AR Rule 18 & 19 / Form GA-147	कार्यालय की समस्त स्थायी (Dead Stock) और उपभोज्य (Consumable) सामग्री का भौतिक सत्यापन प्रतिवर्ष सुनिश्चित करना।

3. रोकड़ बही (Cash Book - Form GA-48) के संधारण के अनिवार्य नियम

रोकड़ बही में किसी भी प्रकार की त्रुटि सीधे वित्तीय गबन (Embezzlement) की श्रेणी में आ सकती है। DDO को निम्नलिखित नियमों का कड़ाई से पालन करना अनिवार्य है:

दैनिक प्रविष्टि एवं हस्ताक्षर (GF&AR Rule 48): रोकड़ बही में सभी प्राप्तियों (Receipts) और भुगतानों (Payments) की प्रविष्टि उसी दिन की जाएगी जिस दिन लेनदेन हुआ हो। DDO द्वारा प्रत्येक प्रविष्टि को इनिशियल (Initial) किया जाना अनिवार्य है।
कांट-छांट पर पूर्ण प्रतिबंध (Prohibition of Overwriting): रोकड़ बही में किसी भी अंक को मिटाना, व्हाइटनर लगाना या ओवर-राइटिंग करना पूर्णतः प्रतिबंधित है। यदि कोई त्रुटि होती है, तो उसे लाल स्याही से एक सीधी रेखा से काटा जाए और उसके ऊपर सही अंक लिखकर DDO अपने पूरे हस्ताक्षर करे।
मासिक शेष का भौतिक सत्यापन (Rule 51): प्रत्येक माह के अंतिम कार्य दिवस को DDO द्वारा तिजोरी (Iron Safe) में उपलब्ध वास्तविक नकद राशि की स्वयं गिनती की जाएगी तथा रोकड़ बही में शब्दों और अंकों में निम्नानुसार प्रमाण पत्र दर्ज किया जाएगा:

"प्रमाणित किया जाता है कि आज दिनांक [दिन/माह/वर्ष] को रोकड़ बही के अनुसार शेष राशि ₹......... (शब्दों में ...................) का तिजोरी में उपलब्ध वास्तविक रोकड़ से भौतिक सत्यापन कर लिया गया है तथा दोनों में पूर्ण सामंजस्य है।"

बैंक समाधान विवरण (Bank Reconciliation Statement - BRS): यदि DDO का किसी बैंक में पीडी खाता (Personal Deposit - PD Account) संचालित है, तो प्रत्येक माह बैंक पासबुक/स्टेटमेंट और कैश बुक का मिलान कर BRS तैयार करना अनिवार्य है।

4. वेतन एवं भत्तों के आहरण संबंधी दायित्व

कार्मिकों के वेतन बिल तैयार करने और पारित करने में DDO के मुख्य कार्य:

पद की वैधता एवं बजट जांच: किसी भी कर्मचारी का वेतन तभी आहरित किया जा सकता है जब वह वित्त विभाग द्वारा सृजित या निरंतरित (Continued) नियमित पद के विरुद्ध कार्यरत हो।
पे-बिल रजिस्टर (PBR - Form GA-107): वेतन आहरण से पूर्व PBR में प्रत्येक कार्मिक के कॉलम में मूल वेतन, महंगाई भत्ता (DA), मकान किराया भत्ता (HRA) तथा कटौतियों (Deductions) की प्रविष्टि की जाती है।
अंतिम वेतन प्रमाण पत्र (LPC - Form GA-139): जब किसी कर्मचारी का स्थानांतरण होता है, तो DDO द्वारा नियमानुसार LPC जारी की जाती है, जिसमें आहरित अंतिम वेतन, कटौतियों, अग्रिमों (Advances) की वसूली और सेवा सत्यापन की पूर्ण स्थिति दर्ज होती है।
आयकर कटौती (TDS under Section 192): कार्मिकों के वार्षिक वेतन से अनुमानित आयकर की मासिक कटौती (TDS) करना, चालान जमा करवाना और समय पर Form 16 जारी करना DDO का विधिक दायित्व है।

5. IFMS 3.0, PayManager एवं ई-प्रशासन (Digital DDO Workflow)

राजस्थान सरकार द्वारा वित्तीय प्रक्रियाओं के डिजिटलीकरण के पश्चात DDO के कार्यप्रवाह में महत्वपूर्ण बदलाव आए हैं:

डिजिटल हस्ताक्षर (DSC / Token Based Authorization): PayManager और IFMS 3.0 पर सभी प्रकार के इनर, आउटर और शेड्यूल बिल DDO के डोंगल/डिजिटल सिग्नेचर (DSC) या बायोमेट्रिक/आधार OTP से ई-साइन होकर सीधे ऑनलाइन ट्रेजरी को सबमिट होते हैं।
ऑटो-बिल जेनरेशन (Auto Salary Bill Processing): IFMS 3.0 प्रणाली के तहत वेतन बिल स्वतः सिस्टम द्वारा निर्धारित तारीख को तैयार होते हैं। DDO को केवल अनुपस्थिति विवरणी (Absence Statement), दण्ड/कटौती आदेशों का मिलान कर बिल को अनुमोदित (Approve) करना होता है।
ई-ग्रास (e-GRAS Portal): गैर-कर राजस्व, चालान या राजकीय वसूली की राशि को सीधे e-GRAS के माध्यम से राज्य के संबंधित आय शीर्ष (Revenue Head) में जमा करवाना।

6. DDO हेतु आंतरिक वित्तीय नियंत्रण एवं ऑडिट चेकलिस्ट (Inspection Checklist)

विभागीय आंतरिक जांच (Internal Audit) अथवा महालेखाकार (AG Audit) के दौरान आक्षेपों (Audit Objections) से बचने के लिए DDO को इन बिंदुओं की नियमित समीक्षा करनी चाहिए:

[ ] रोकड़ बही (Cash Book) प्रतिदिन क्लोज हो रही है तथा माह के अंत में भौतिक सत्यापन प्रमाण पत्र दर्ज है।
[ ] रसीद बुक (GA-55) का स्टॉक रजिस्टर संधारित है और बिना उपयोग की गई रसीदें सुरक्षित अभिरक्षा में हैं।
[ ] आकस्मिक व्यय के सभी वाउचर (Form GA-108) 'भुगतान एवं निरस्त' (Paid & Cancelled) की सील के साथ सुरक्षित रखे गए हैं।
[ ] RTPP Act, 2012 के तहत निर्धारित सीमा से अधिक की खरीद हेतु निविदा (Tender/Quotation) नियमों का पालन किया गया है।
[ ] सेवा पुस्तिकाओं में वार्षिक सेवा सत्यापन और अवकाश लेखा अद्यतन स्थिति में है।
[ ] बजट नियंत्रण रजिस्टर (Form GA-19) में ट्रेजरी से पारित बिलों की टोकन संख्या और राशि दर्ज है ताकि अधिक व्यय (Excess Expenditure) न हो।
[ ] कार्मिकों के GPF, SI, और राज्य बीमा पासबुक का समय पर प्रीमियम मिलान पूर्ण है।

अस्वीकरण (Disclaimer): यह लेख सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम (GF&AR), राजस्थान ट्रेजरी नियम (RTR) तथा वित्त विभाग के नवीनतम आदेशों का एक तकनीकी विश्लेषण है। किसी भी प्रशासनिक अथवा विधिक कार्यवाही हेतु वित्त विभाग, राजस्थान सरकार द्वारा जारी मूल नियमों एवं परिपत्रों (finance.rajasthan.gov.in) का ही संदर्भ लें।